会議の議事録メール

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投稿者 鈴木明人 2008年03月10日 13:00
会社などで会議をした後、参加者および参加者以外の方へも会議の内容をお知らせする議事録です。

メールで議事録を回す場合は、社内の人間や会議に参加した人だけでなく、誰が読んでも伝わる記録として残せるような書き方が求められます。
そこで、今回は一般的な議事録の様式に従って、書いてみようと思います。
形式は「議題」「時間」「参加者」「会議内容」「次回のお知らせ」という構成です。

From: suzuki@example.com
To: ○△drug@example.com
Subject:Minutes of last meeting of the "Developement Team for Hay Fever"

Dear Mr.○△:

The minutes from on March 11 meeting are as follows:

Place:Meeting room#1
Time:9:00-10:00

Present:A-san,B-san,C-san
Not-Present:D-san
Guest:E-san

"The No more Hay Fever Project" was approved as submitted.
"The IEPA Project"("If everyone produce produce an allergy, then there's nothing to be afraid of."Project) was not approved.

They say a lot more work needs to be done to find out desensitizing effect in cedar's pollen allergy.

The next meeting is scheduled for 9:00a.m. of March 21.

Agenda item of the next meeting are as follws:
Quality use of "HANAKO-SAN"observing system provided by Ministry of the Environment.

Sincerely yours,

Akito Suzuki
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Akito Suzuki
GMO SEO TECHNOLOGY, Inc.
Visit our Web Site: http://gmo-seo.jp/
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《和訳》
3月11日の会議の議事録は以下の通りです。

場所:第一会議室

時間:午前9:00-10:00

出席者:Aさん、Bさん、Cさん
欠席者::Dさん
ゲスト::Eさん

「花粉症よさらば」プロジェクトが提案通り承認されました。
「花粉症みんなでかかれば怖くない」プロジェクトは承認が得られませんでした。

スギ花粉アレルギー脱感作効果にかんしては、さらに調査が必要だという事が話し合われました。

次の会議は3月21日9時の予定です。

次回の議題は以下の通りです。
・環境省の提供する花粉観測システム「はなこさん」の活用法について

敬具

なお、この会議の模様を文書にしてみました。よろしければダウンロードして、ご自由にアレンジしてご活用ください。

Minitues_of_Meeting.doc

参考にしたサイト:

Meeting Wizard - 非常にシンプルで、すっきりしたフォームがページ下部にあります。

ConferenceCall.com - 会議用簡易フォームです。

Construction Book Express - サンプルフォームを無料で閲覧できます。


IAPA - カナダの労働災害についての相談会社の議事録フォームです。

環境省花粉観測システム「はなこさん」

参考文献:
永田浩子編著『英文ビジネス文書の上手な書き方と実践文例104』三修社